Proses Payroll     T : Bila ada karyawan baru atau atau karyawan keluar tetapi gaji-nya akan di proses proposional bagaimana melakukan-nya di software apisoft ? J : User dapat mengisi jumlah hari proposional yang akan dihitung selebih-nya software akan mengkalkulasi nilai proposional gaji-nya,baik untuk pegawai masuk atau keluar.     T : Bagaimana dengan nilai pesangon dimana pajak yang diberlakukan berbeda apakah dapat diakomodasi perhitungan-nya ? J : Ya benar, pesangon memang akan dihitung berdasarkan rate pajak yang berbeda dan akan masuk ke form pajak B dan memiliki perhitungan yang berbeda. Tidak hanya itu saja apisoft juga mampu untuk menghitung segala jenis perhitungan seperti untuk tenaga ahli, expatriate, honarium, pegawai harian dll hanya dengan menentukan klasifikasi pegawai didatabase maka secara otomatis perhitungan pajak-nya akan dihitung sesuai rate masing-masing.     T : Proses THR dapatkah dipilih untuk yang beragama tertentu saja dan apakah bisa bersifat proposional juga ? J : Bisa, dan sifat proposional atau tidaknya ditentukan oleh user karena ada beberapa perusahaan yang walupun si karyawan baru bekerja 3 bulan tapi tetap mendapatkan THR penuh.     T : Berapa lamakah waktu yang diperlukan untuk memproses payroll bila ada karyawan 3000 orang ? J : Tergantung database yang digunakan, bila menggunakan database Sql maka perkiraan waktu tidak sampai hitungan menit.Tetapi bila menggunakan database biasa atau flat dapat memakan waktu s/d 15 menit.     T : Bila kami sudah memiliki data berupa excell untuk file lembur dari cabang-cabang perusahaan apa bisa digunakan tanpa harus input lagi ? J : Bisa saja, karna apisoft meyediakan fasilitas import data dari excell tetapi harus menggunakan template yang standart untuk semua data yang masuk. Tetapi kalau mau lebih mudah lagi maka software lembur atau absen saja dapat diinstall di masing-masing cabang dan setiap bulan data dapat di export dan di email ke pusat. Dengan cara ini maka cabang juga memiliki database yang mudah untuk di monitor daripada file excell.     T : Bagaimana bila hari kerja di cabang-cabang perusahaan beda-beda standar-nya ada yang hari sabtu masuk dan gimana caranya supaya saya nggak banyak input absensi si pegawai, karena pegawai kami banyak ? J : apisoft Payroll menyediakan fasilitas hari kerja yang dapat di klasifikasi per cabang atau bahkan departemen, sehingga user hanya cukup mengisi ketidak-hadiran si pegawai saja dan selanjutnya software akan menghitung hari kerja sipegawai sesuai standar hari kerja dikurangi ketidak hadiran-nya.     T : Jatah cuti dikantor saya agak susah dimonitor karena mulai cuti berlaku 1 th setalah si pegawai masuk dan berdasarkan tanggal masuk-nya. Dapatkah prosedur ini dipermudah bila kami menggunakan software apisoft Personnel ? J : Apisoft Payroll menyediakan prosedur penangnan jatah dan pemakaian cuti baik seperti model yang disebutkan tadi yaitu jatah cuti dimulai berdasarkan tgl masuk pegawai yang efektif-nya dapat ditentukan sendiri apakah 1 th atau 3 bulan setelah pegawai masuk. Atau metode 2 adalah jatah cuti di set setiap awal tahun untuk semua pegawai dan jatah cuti juga dapat diset berdasarkan jumlah masa kerja pegawai contoh : untuk 1-5 th 12 hari, 5- 10 th 15 hari dst.     T : Dikantor kami memiliki peraturan kalau pegawai absen (tergantung jenisnya) tapi berdasarkan range maka si pegawai akan di potong Gaji-nya. Contoh: alpha 1 -3 hari maka gaji akan dipotong 5 % , 4-7 hari dipotong 10%. dan untuk sakit 5-10 hari akan dipotong 2% dsb. dan kami juga memiliki mesin absensi. dapatkan software apisofy mempermudah pekerjaan kami ? J : Untuk masalah tersebut dapat saja dilakukan melalui fasilitas formulasi absensi yang disediakan software. Dan software dapat juga di link ke mesin absensi dengan menambah modul apisoft absensi atau bila tidak menggunakan mesin hal tersebut masih dapat dilakukan dengan menginput ketidak hadiran-nya.     T : Bila perusahaan ingin menambah komponen gaji yang akan diberikan kepada karyawan apakah dibatasi oleh software apisoft.Dan bagaimana merubah slip gaji yang sudah terlanjur didesign karena dengan software lama design slip gaji harus minta dirubah bila ada penambahan komponen gaji ? J : Pada dasarnya untuk hal yang bersifat sensitif dimana akan ada penambahan, pengurangan data dengan scala sering maka apisoft menyediakan tabel yang bersifat user defined. dan untuk kasus penambahan komponen gaji user hanya perlu menambahkan kode komponen tersebut di tabel komponen gaji yang telah disediakan berapapun banyaknya. dan untuk report apisoft juga menyediakan report generator sehingga user bisa mendesign sendiri bentuk laporan-nya termasuk slip gaji.     T : Untuk perhitungan lembur kami memilki perhitungan sendiri dan tidak sama dengan perhitungan dasar pemerintah, bisakah sistem ini diterapkan di apisoft ? J : Untuk perhitungan lembur memang secara standart akan mengikuti perhitungan yang telah di tentukan oleh pemerintah tetapi prosedur ini dapat dibelok-kan oleh user bila dibutuhkan.     T : Untuk perhitungan jamsostek, apakah bisa di set bila perusahaan memutuskan untuk membayar JHT 5,7 % semua ditanggunag oleh perusahaan dan tidak ada yang ditanggung oleh pegawai ? J : Untuk perhitungan jamsostek apisoft juga menyediakan parameter yang sifat-nya fleksibel per kode jamsostek dan penentuan apakah jamsostek dibayarkan full oleh perusahaan hanya tinggal merubah nilai presentasi di kolom perusahaan yang tadinya 2% pegawai dan 3.7% perusahaan menjadi 0% pegawai dan 5.7% perusahaan untuk program JHT.     T : Bagaimana cara mengeset pencarian nilai jamsostek dimana nilai% dicari dari perkalian tidak hanya dari gajipoko saja tetapi ada tunjangan lain yang dapat mempengaruhi nilai jamsostek ? J : Untuk perhitungan tersebut pada dasarnya secara peraturan pemerintah adalah nilai % jamsostek akan dikali dengan komponen gaji yang sifat-nya tetap tetapi bila perusahaan hanya ingin dikali terhadap gaji poko atau ditambahkan komponen gaji lain maka hal tersebut masih dapat dilakukan.     T : Apakah setelah proses payroll saya dapat menghasilkan laporan jamsostek standart yang telah diisyaratkanoleh pemerintah ? J : Ya, semua laporan jamsostek dapat dicetak setelah proses payroll dilakukan karena proses tidak hanya melakukan proses gaji saja tetapi sekaligus menghitung nilai jamsostek, lembur, piutang, medical dll.     T : Kami perusahaan finance dan banyak dari pegawai kami melakukan pinjaman ke perusahaan tetapi tetap diberikan bunga layak-nya pinjam ke bank dan bunga tersebut bisa flat atau efektif menurun .Dan dapatkah ditampilkan pada slip gaji sisa dari pembayaran yang dilakukan langsung dari proses gaji tanpa user hr mengingat-ingat kapan harus lunas ? J : Untuk prosedur piutang sudah tersedia fasilitas semacam itu dan memang software apisoft personnel juga mengcover pelunasan piutang secara potong langsung melalui proses gaji atau yang sifat-nya sewaktu-waktu dilakukan pembayaran oleh karyawan bila mereka memang ingin melunasi-nya.     T : Bagaimana untuk pemakaian medical yang dikelola sendiri oleh perusahaan dapatkah dimonitor, dan bila kami menggunakan asuransi lain dapatkah juga software memonitor sisa calaim dari si karyawan ? J : Untuk medical yang dikelola sendiri oleh perusahaan software telah menyediakan fasilitas tersebut dengan memberikan fleksibilitas terhadap jenis medical yang akan diberikan, bahkan sampai ke level pemaikai yangg menggunakan clain apakah anak, istri dan orang tua si karyawan. dan nilai jatah medical dapat ditentukan sendiri sampaike level kamar untuk jenis rawat inap.Tetapi untuk prosedur dengan ikut asuransi lain software tidak mengatur hal ini karena biasanya sisa claim atau keteragan lain-nya diserahkan kepada pihak asuransi. Yang dapat dilakukan software adalah besarnya pemotongan otomatius yang akan dikenakan kepada karyawan setiap bulan-nya baik itu ditanggung penuh oleh perusahaan atau sebagian.     T : Beberapa karyawan perusahaan adalah expatriat dan memiliki gaji dengan valuta asing dan lagi transfer gaji mereka menggunakan 2 bank yang berbeda. Bagaimana hal ini dapat dilakukan oleh apisoft ? J : Software menyediakan fasilitas multi currency dan user hanya tinggal menentukan valuta setiap komponen gaji yang diberikan ke karyawan. Dan untuk masalah transfer ke dua bank yang berbeda dapat saja dilakukan tetapi dengan metode apa...? di sini disediakan 2 metode split transfer apakah dengan nilai fix atau dengan %.     T : Bila kami menggunakan bank of tokyo dan pihak bank meminta transfer-an gaji berupa file apakah dapat dilakukan. Selama ini kami mengisi nilai tersebut melalui software yang diberikan bank dan setiap bulan-nya harus dirubah nilai-nya satu per satu ? J : Proses transfer gaji setelah proses payroll dapat dilakukan secara otomatis dan ditransfer ke file persis seperti yang diminta oleh bank ( biasanya kami pelajari terlebih dahulu) dan sekarang kami telah memiliki beberapa standart file yang langsung dapat digunakan dan diberikan kepada pihak bank diantaranya yaitu : Bank of Tokyo , BCA, Mandiri, Lippo, HSBC,Abn Amro dan bank Mega.     T : Proses gaji ditempat kami dalam 1 bulan bisa 2 x proses dimana proses yang pertama hanya untuk uang makan dan lembur dll diluar gaji pokok, dan proses kedua adalah proses gaji pokok beserta pajak,jamsostek. Bagaimana hal ini dapat dilakukan..? J : Dengan melakukan proses gaji seperti itu maka user harus melakukan klasifikasi proses gaji terlebih dahulu mana yang dapat diproses untuk tanggal proses pertama dan mana yang proses kedua. setelah itu maka user dapat melakukan proses seperti yang diinginkan. Beda halnya bila proses dilakukan 2 x atau lebih tetapi tidak dipisahkan komponen gaji seperti iitu maka user dapat langsung memproses gaji berarapa kali pun dalam sebulan atau proses mingguan.